Cara Membuat Mail Merge

Mail Merge

Apa itu Mail Merge ? Pernahkah anda mengetahui atau melihat mail merge ?
Yap !! Mail Merge adalah surat berantai. Pasti ngebayanginnya surat ada rantainya ...
Hehehe, jelas bukan. Yang dimaksud Mail Merge adalah satu surat yang akan di tujukan kepada lebih dari satu atau banyak orang. Contohnya undangan, khitanan, rapat, dll. Semisal jika anda ingin menulis surat undangan kepada orang banyak. Mail Merge adalah solusi agar anda tidak perlu repot-repot menulis satu per satu nama orang yang akan di undang.
Nah, di bawah ini akan dijelaskan bagaimana cara membuat Mail Merge atau surat berantai. Akan dijelaskan pula langkah-langkahnya secara berurutan.

Berikut adalah komponen dari Mail Merge:
1. Main document atau file master
Berupa surat yang dibuat di Microsoft Office Word.
2. Data source
Adalah data orang yang akan diundang. Bisa dibuat di Microsoft Word, Microsoft Office Excel, atau di Microsoft Office Acces. Biasanya berupa Recipient List.
Langkah-langkah membuat Mail Merge:
1. Bukalah lembar kerja pada Microcoft Office Word.

2. Buatlah surat undangan yang anda inginkan. Berikut contoh surat undangan resmi.

3. Buatlah data source lalu simpan.

4. Buka surat tadi yang sudah anda buat, lalu klik tab ribon Mailings.

5. Pilih Start Mail Merge.

6. Pilih letters.

7. Klik Select Recipient, Pilih Use Existing List.

8. Arahkan kursor ke tempat tujuan. Klik tab ribon Mailings, pilih Insert Merge Field.

9. Pilih Sebutan, lalu akan muncul <<sebutan>> pada tempat anda meletakkan kursor tadi.

10. Klik Insert Merge Field lagi, pilih Nama.

11. Akan muncul <<nama>> di sebelah sebutan.

12. Klik Preview Result.

13. Setelah itu, dokumen akan menjadi sebanyak jumlah data source anda.

14. Pastikan semua data benar.

15. Stelah anda teliti, klik Finish and Merge.

16. Plih Edit..... (saya lupa, hehehe) lalu tekan ok. lalu akan muncul tampilan seperti ini.

Nah, sudah jadi. Anda hanya tinggal mencetaknya saja. Tapi, yang perlu anda ingat adalah, buatkan tiga file tersebut dalam satu folder, agar anda tidak kebingungan cari sana-sini. Akan ada 3 file yaitu, File Master (surat) , Data Source (data orang yang diundang), dan Letters (Hasil jadi surat+nama tujuan masing-masing, tinggal nyetak).

Demikian Tutorial Mail Merge yang dapat saya bagikan. jika ada yang kurang mungkin bisa dikomen atau share. hehehehe...

Terima kasih